Tietosuojaseloste

Tmi Hormonia

www.hormonia.fi

040 7480198

Niina Suni, [email protected] p. 040 7480198

Hormonian henkilötietorekisteri

Rekisterinpitäjä säilyttää rekisteröityjä henkilötietoja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen tai rekisteröidyn suostumukseen.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on palvelun tarjoaminen, asiakassuhteen ylläpito, asiakasviestintä, markkinointi, tilausten ja laskutusten hoitaminen tms.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisteriin tallennettavia tietoja voivat olla: henkilön nimi, puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite. Joillekin asiakkaille tallennetaan myös syntymäaika ja terveyteen liittyviä tietoja.

Asiakkaat luovuttavat henkilötietojaan sähköisesti (ajanvarausjärjestemä, yhteydenottolomake, terveystietolomake, sähköposti). Osa asiakkaista täyttää terveystietolomakkeen, joka täytetään ja lähetetään sähköisessä järjestelmässä (tai paperilla, jos asiakas haluaa).

Rekisteröityjen tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti EU:m tai ETA:n ulkopuolelle poislukien ajanvaraus- ja lomakejärjestelmä PracticeQ, joka on suunniteltu terveysalan toimijoiden käyttöön ja noudattaa siten erittäin tiukkoja yksityisyydensuoja-asetuksia, jotka ovat linjassa EU:n GDPR-asetusten kanssa ja monelta osin ylittävät GDPR:n vaatimukset. PracticeQ toimii ainoastaan tiedon prosessoijana ja Hormonia toimii tiedon kontrolloijana ja voi tarvittaessa milloin tahansa poistaa tiedot järjestelmästä. PracticeQ:n järjestelmään tallentuvat asiakkaiden yhteystiedot, allekirjoitetut sopimukset sekä esitietolomakkeen tiedot. Euroopan Unionin alueella toimivien asiakkaiden tiedot kulkevat Kanadan kautta, jonka Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) Euroopan Komissio tunnistaa olevan linjassa GDPR:n kanssa. IntakeQ:n kanssa on allekijroitettu erillinen tietosuojaliite (Data Processing Addendum). Lisätietoja: https://support.intakeq.com/article/236-intakeq-and-gdpr  PracticeQ:n administraattorilla on pääsy sinne tallennettuihin tietoihin, mutta hän on allekirjoituksellaan sitoutunut olemaan katsomatta näitä tietoja.

Laskutusta varten asiakkaan yhteystiedot tallentuvat OP:n kevytyrittäjäpalvelun laskutuspalveluun, jonne syötetään asiakkaan nimi ja sähköpostiosoite. Lisätietoja: https://op-kevytyrittaja.fi/ehdot/tietosuojaseloste ja https://op-kevytyrittaja.fi/ehdot/kayttoehdot

Dutch-hormonitestejä ja Nordic Laboratoriesin lisäravinnetilauksia varten asiakastietoja tallennetaan myös VMS-tietokantaan, joka noudattaa EU:n GDPR-vaatimuksia. Lisätietoja: https://nordicvms.com/page-About_us-2.html  

Mommy & Me:n oman ajanvarauksen tiedot (asiakkaan nimi, sähköpostiosoite tai puhelinnumero ja osoite) tallentuvat Ajas-järjestelmään, joka on EU:n GDPR-vaatimusten mukainen. Lisätietoja: https://www.ajas.fi/ajas-ja-gdpr/

Osa palveluista vaatii myös rekisteröitymistä Kajabiin, jonne tallentuu vain asiakkaan sinne luovuttamat yhteystiedot. Lisätietoja: https://kajabi.com/policies/privacy 

Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille vain voimassa olevan lain niin velvoittaessa.

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Jos rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Henkilötietoja säilytetään lähtökohtaisesti 2 vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen. 

Kirjanpito- tai muun soveltuvan lainsäädännön velvoittamana voidaan joutua säilyttämään tietoja pitempään.

Jos tapahtuu asiakkaan käsiteltäviä henkilötietoja koskeva tietoturvaloukkaus, siitä ilmoitetaan asiakkaalle ilman aiheetonta viivästystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa tiedon saamisesta.

Rekisteröidyllä on oikeus: 

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• saada tutustua tietoihin
• oikaista tietoja
• poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
• rajoittaa tietojen käsittelyä
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• vastustaa tietojen käsittelyä
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Edellä mainittuihin oikeuksiin liittyvä pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa) ja toteuttaa pyynnön ellei lainsäädäntö, avoimet laskut, perintätoimet tai muut syyt tätä estä. 

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn antamansa suostumus. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. 

Rekisteröidyn pyyntö, suostumuksen peruutus ja kielto osoitetaan kirjallisesti rekisterinpitäjälle. 

Kehitämme jatkuvasti toimintaamme myös tietosuoja-asioissa. Näin ollen Hormonia pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta milloin tahansa. Ajantasaisen tietosuojaselosteen voit tarkastaa sivustoltamme.